プライバシーポリシー
Privacy Policy
本プライバシーポリシーは、COTOVIA LIMITED（商業登記番号78229074、以下「当社」）が運営する受診サポートサービス「ことびあカウンター」に適用されます。当社は医療機関ではなく、診察・診断・治療・処方等の医療行為は一切行いません。
ことびあカウンターは、2021年改正法およびその後の法的更新を含む香港の「個人データ（プライバシー）条例（第486章）」をはじめとする関係法令を遵守し、利用者のプライバシーを尊重します。
プライバシーポリシーには、当社のウェブサイト、LINE公式アカウントその他オンライン又はオフラインで提供されるサービスを含めて、当社の事業過程においてお客様から提供された個人情報をどのように処理し、使用するかについての重要な情報が含まれていますので、よくお読みくださいますようお願いいたします。
お客様は、当社と交流し、お客様の個人情報を当社に提出することにより、ことびあカウンター、当社の関連会社、それぞれの代理店、公認サービス業者および関連第三者が、このプライバシーポリシーに定める方法でお客様の個人情報を処理することに同意し承諾するものとします。
本プライバシーポリシーは、お客様が以前または具体的に当社に提供した他のいかなる同意にも優先するものではなく、またお客様の個人データの収集、使用、開示に関連して当社が法律上有するいかなる権利にも影響を及ぼすものではありません。
当社は、本プライバシーポリシーを当社の今後の展開、業界の動向、および／または法律や規制の要件の変化と整合させるために、適宜更新することがあります。
本プライバシーポリシーの内容が更新または変更された場合、変更内容は当社のウェブサイト[https://cotoviaclinic.hk/lp/counter/] に掲載されます。
お客様が当社のウェブサイトおよびLINE公式アカウント (総称して「ことびあプラットフォーム」) ならびにこれらを通じて提供されるコンテンツおよびサービスを使用するたびに、または当社と接触、対話または取引するたびに、お客様は本プライバシーポリシーの最新版が適用されることを認め、同意するものとします。
このプライバシーポリシーの最新版は、お客様の責任においてご確認ください。
このプライバシーポリシーは、[2026年10月14日]に最終更新されました。
1. プライバシー
当社は、お客様の個人情報を保護することが、お客様との信頼関係を構築する上で非常に重要であると認識しています。
また、本プライバシーポリシーは、特定の目的に関連して使用される追加のポリシーや条件、または当社が適用可能であると特定する個々のフォームによって補足される場合があります。
2. 個人情報
「個人データ」または「個人情報」とは、真偽を問わず、
(a)データから、または
(b)データおよび当社がアクセス可能なその他の情報 (随時更新される当社の記録中のデータを含む) から
特定できる個人に関するあらゆるデータを指します。
お客様のケースに適用される可能性のある正確な個人データの種類は、お客様が当社とどのようにやり取りを行ったかによって異なります。
お客様が当社に提供する可能性のある個人データの例としては、以下のものが挙げられます (お客様と当社とのやり取りの性質によります) 。
(a) 個人情報 (氏名、HKID、パスポートまたはその他の識別番号、連絡先、居住地、個人の電子メールアドレス、国籍、年齢、性別、婚姻状況、人種、国籍、宗教、および/または所得レベルなど)
(b) 病歴および経歴 (以下を含む)
(1) 個人の健康または基礎疾患
(2) 当該個人に対する医療の提供
(3) 本人に提供された医療に対する支払い。および以下を含む。
• 医療記録番号」および個人に割り当てられたその他の識別番号、記号または特定事項
• 医療の提供または医療費の支払の過程で収集され、それに付随する個人に関する識別情報
(c) 画像 (例：写真、お客様の音声およびビデオ録画 (お客様との会話を含む) )
(d) 当社に開示されたお客様の個人的な意見 (例：フィードバックや調査を通じて)
(e) 当社の製品およびサービスの利用を通じて、またはお客様への提供の一部として、お客様に関連するその他の電子データまたは情報 (例：位置データ、IPアドレス、活動ログ、クッキー、デバイスキャリア/オペレーティングシステムおよび接続タイプなど)
個人データには、匿名化されたデータ対象者に関するデータは含まれません。匿名化とは、残りのデータが特定の個人を識別できないように、識別情報を削除することです。技法としては、仮名化、集約、置換、データ削減、データ抑制、データシャッフリング、マスキングなどが含まれます。
3. 個人情報の利用目的・利用方法
ことびあカウンターは、
(a) 以下に特定された目的または別途お客様に通知した目的のため
(b) 正当な事業上の利益および/または契約上および法律上の義務を果たすため
(c) 適用法令および/または香港における政府機関、規制機関、法定委員会やその他の関連機関からの要件を遵守するため
お客様の個人情報を使用する場合があります。
一般に、ことびあカウンターは、以下の目的でお客様の個人データを処理することがあります。
(a) ご利用者の記録を作成し、ご利用者に対する受診案内、医療通訳および受診支援サービスの提供を円滑にするために必要な、関連するデータ主体に関する情報を登録します。これには、当社におけるご利用者のアカウントの設定、ならびにご利用者によることびあプラットフォームの利用およびアクセスの管理が含まれます。
(b) お客様と当社との関係を管理し、通訳、受診案内およびその他の各種サービスを提供すること。これには、電子予約および電子決済などの取引に関する電子サービスをはじめ、当社のことびあプラットフォームを通じて提供される各種サービスのお客様による利用を円滑にすることが含まれますが、これらに限定されません。
(c) ご利用者の現在地 (面会など) 、受診状況のご連絡、緊急時・無能力時の同意を求める目的で、家族・近親者・代理人に連絡すること。
(d) 医療提供者による診断および治療が円滑に行われるよう、ご利用者と医療提供者との間の正確な意思疎通を円滑にすること。これには、既往歴、症状、アレルギー、服用中の薬などの情報を医療提供者に正確に伝えることが含まれますが、これらに限定されません。
(e) 医師・薬剤師から提供される処方および服薬に関する説明を通訳すること。
(f) 処置、専門医による支援、フォローアップケアまたはケアの手配のため、提携する診療所、病院、医療従事者、介護者およびその他の関係機関との間で、受診予約、通訳支援および受診先に関する問い合わせを調整すること。
(g) 通訳の正確性および受診案内の質を向上させるため、サービス品質の評価を実施すること。
(h) ご利用者に対する診察後の手続き支援およびサービスの調整について、提携機関、医療従事者ならびに関連サービス提供者と連携して、その状況を確認し、円滑に進めること。
(i) お客様との取引を完了し、当社の優先顧客サービスを管理・確認すること。
(j) 当社のサービスを理解し、分析することにより、お客様のニーズや嗜好に対応すること。
(k) お客様のニーズに合った製品およびサービスを開発、強化、販売、提供すること。
(l) お客様が当社のイベント、プロモーション、コンテスト (もしあれば) に参加できるようにすること。
(m) 当社のサービスを個人向けにすること。
(n) 当社のサービスの質を向上させること。
(o) 問い合わせおよび／または要求および／または苦情 (ある場合) に対応できるようにすること。
(p) セキュリティおよび安全衛生対策およびサービスの実施 (ネットワークまたはサービスの強化、不正アクセスまたは使用からのことびあプラットフォームの保護などを含む) 。
(q) お客様の身元確認、およびお客様から提供されたその他の情報 (お客様と第三者の被扶養者の関係、お客様と第三者の介護者の関係を含みますが、これらに限定されません。
(r) 内部監査、受診サポート記録（予約・通訳・手続きの記録）の管理、記録の開示請求への対応、および関連する管理文書の作成。
(s) 事業用資産の取引 (合併、買収、資産売却を含む) の促進。
(t) 犯罪や違反の防止、検出、調査、または不適合プロセスの摘発のための監査など、法律や規制上の義務または当社のリスク管理手順やポリシーに従った適正評価の実施。
(u) あらゆる請求、訴訟または手続きに関連し (文書、取引文書の作成およびレビュー、法的助言の取得、紛争解決の促進を含むがこれに限定されない) 、および/または当社の契約上および法的権利と義務の保護と執行を行うこと。
(v) 当社または他者がお客様に提供したサービスに対する請求および支払を受けること。
(w) 前述に合理的に関連するその他の目的。
当社は、法令または所轄官庁の要求により、お客様の個人情報を開示することがあります。
当社は、当社の業務を円滑に行うため、お客様からご提供いただいた個人情報を、当社の第三者サービスプロバイダー (翻訳者、宅配便業者等) 、代理店、関連会社 (以下「外部当事者」という) に開示し、当該外部当事者が上記の理由又は目的の一つ以上のために、お客様からご依頼いただいたサービスに基づいてお客様の個人情報を処理する場合があります。外部関係者は、香港の国内または国外に所在する場合があります。
ことびあカウンターでは、ご予約のリマインドのご連絡のために、個人情報 (電話番号、メールアドレスなど) を取り扱うことがあります。また、予約・受診手続きに関するご連絡のため、電話をかけることがあります。
また、当社は、個人の健康、生命、安全に影響を与える (または重大な脅威を引き起こす) 緊急事態において、個人データを開示することがあります (例えば、個人が虐待、ネグレクト、家庭内暴力の犠牲になっていると当社が考える場合、適切な当局に通知するため) 。このような開示は、その状況に対処するために必要とされる人物に対して行われます。
その他の目的でお客様の個人データを使用する必要がある場合は、適用されるデータ保護法の要件に従って、事前にお客様に通知し、お客様の同意を得るものとします。
4. 情報の収集
当社は、インターネットを通じて、また電子メール、郵便、電話、携帯電話のファックスなど、さまざまな手段やチャネルでお客様と連絡を取ります。
このようなコミュニケーションには、お客様から情報を提供することと、お客様から情報を受け取ることが含まれる場合があります。受け取った情報の中には、上記第2項で定義したような個人を特定できる情報が含まれます。
一般的に、状況に応じて、ことびあカウンターは以下の方法でお客様の個人情報を収集することがあります。
(a) サービス利用同意書、申請書、リクエストまたはフィードバックを含むがこれらに限定されない用紙を当社に提出する場合。
(b) お客様が当社のことびあプラットフォームを使用する場合、または当社のことびあプラットフォームのいずれかを通じて当社とやり取りする場合、または当社のことびあプラットフォームのいずれかのサービスを使用する場合。この場合、当社または当社に代わって第三者がデータ (個人データを含む場合があります) を自動的に収集する様々な技術が使用される場合があります。
(c) お客様と当社とのやり取りに関して、お客様が契約を締結する場合、その他の文書や情報を提供する場合、またはお客様が当社のサービスや ことびあプラットフォームを利用する場合。
(d) お客様が当社のスタッフ (顧客サービス担当者、通訳者、受診案内担当者、その他の代表者を含む) とやり取りする場合 (例えば、当社のことびあプラットフォーム、電話、文書、対面式会議、ソーシャルメディアプラットフォームおよび/または電子メールを介する場合) 。
(e) お客様が当社からの追加の個人データの要求に応じる場合。
(f) 紹介者、政府省庁、規制当局、法定委員会、公的医療機関、公的機関、お客様の雇用主および／またはその他の第三者からお客様の個人データを受領する場合。
(g)お客様が当社のイベントや活動 (例：公開フォーラムやイベント) に出席または参加し、お客様の音声および/または画像データがカメラ、音声および/またはビデオ録画に記録された場合。
(h) お客様が当社の取り組み (プロモーション、市場調査、アンケートなど) に回答する場合。
(i) ソーシャルネットワーク (Facebook、LinkedIn、YouTubeなど) を含む第三者から、当社のウェブサイトのソーシャルプラグインを通じて、またはその他の方法で、当該第三者が収集したお客様に関する情報を当社に開示することにお客様が同意された場合。
(j) お客様が支払いを行う場合、または支払いを促進するための詳細を提供する場合、または資金、利益および/または補助金の申請を確保もしくは管理する場合。
(k) 近親者や介護者を含む、当社との関係に関連して、当社がお客様に関する第三者から情報を求める場合。
(l) ソーシャルメディアまたはお客様が一般に公開している情報を含む、一般に入手可能な情報源から。
(m) その他の理由でお客様がご自身の個人データを当社に提出された場合。
ウェブサイトとして、ことびあプラットフォームは、ことびあプラットフォームにおけるサービスおよび機能において、以下の技術の一部を使用することもあります 。
個人データを収集、使用、および/または開示するために、当社の電子サービスおよびウェブサイトで、または当社で (当社または当社に代わって第三者が) 使用する可能性がある一部の技術の例には、以下のものが含まれます
(a) クリックストリームデータ：当社のウェブサイトへのアクセスにより、お客様のブラウザから当社のサーバーに送信されるデータが、当社または当社に代わって第三者が自動的に収集および保存することになります。
このデータには、以下のものが含まれます
(1) 訪問者のIPアドレス
(2) 訪問の日付と時間
(3) 参照先URL (訪問者が来たサイト)
(4) 当社のウェブサイトで閲覧されたページおよび実行された動作
(5) 使用したデバイス、携帯電話会社、ブラウザに関する情報 (ブラウザの種類とバージョン、オペレーティングシステムなど)
(b) クッキー ：当社のウェブサイトの多くの場所で、クッキーが使用されています。これらの技術に関連するクッキーを無効にしたい場合は、お客様のブラウザの設定を変更することにより、無効にすることができます。ただし、その場合、当社ウェブサイトの特定の場所に入ることができなくなることがあります。
(c) Webビーコンとトラッキングリンク：Webビーコン (ピクセルタグおよびクリアGIFとも呼ばれます) には、ユーザーには見えないグラフィックが含まれます。トラッキングリンクおよび/または類似の技術は、数行のプログラミングコードで構成され、当社の電子メールまたはウェブサイトに埋め込むことが可能です。クッキーと組み合わせて、これらは主に統計分析の目的で使用されます。この技術は、ウェブサイトのトラフィックパターンを追跡したり、電子メールが受信され開封されたかどうか、また何らかの反応があったかどうかを確認するためにも使用することができます。
(d) ウェブ解析：ウェブ解析とは、ウェブサイトへの訪問者の行動を収集し評価するための手法に与えられる用語です。これには、例えば、ウェブサイトの特定の部分への訪問頻度を決定するため、または当社の訪問者が最も興味を持っている情報およびサービスを見つけるためのトラフィックパターンの分析が含まれます。これらの目的のために、当社は主にクリックストリームデータおよび上記のその他の技術を利用しています。ウェブ解析は、コンテンツ管理システム、Googleアナリティクスおよび/またはその他の選択された当事者 (当社が随時お客様に通知する) (「ウェブ解析プロバイダ」) によって実施されます。当社のことびあプラットフォームにおけるお客様の行動に関する情報がGoogleアナリティクスによって収集・評価されることを希望しない場合は、Googleアナリティクスオプトアウトブラウザアドオンをインストールすることができます。アドオンのダウンロードとオプトアウトの詳細については、Googleアナリティクスオプトアウトアドオンページを参照してください。
(e) ローカルストレージ：当社は、ブラウザのウェブストレージ (HTML 5を含む) およびアプリケーションデータのキャッシュなどのメカニズムを使用して、お客様のデバイスのローカルに情報 (個人データを含む) を収集および保存する場合があります。
(f) リターゲティング技術：当社のことびあプラットフォームは、インターネット内でリターゲティング技術を使用することがあります。リターゲティング技術は、お客様のCookieおよび広告のクリックを含む過去の閲覧行動を分析し、お客様が以前に当社のことびあプラットフォームのいずれかを訪問または使用したことがあるか、または当社の広告をクリックしたことがある場合に、当社のパートナーのウェブサイト上で当社の広告を提供できるようにするものです。また、当社は、追跡技術を使用してインターネット上でお客様に当社の広告を提供するウェブ分析プロバイダと連携する場合があります。このような広告を提供するために、これらの企業は、当社のことびあプラットフォームへのお客様の訪問および当社や当社の広告とのお客様の相互作用に関する情報を収集することがあります。ウェブ解析プロバイダのデータ保護に関する詳細については、ウェブ解析プロバイダのプライバシーポリシーを参照してください。このような広告の受信を希望しない場合は、お客様のブラウザが受け入れる Cookies の設定を調整することができます。
ことびあカウンターは、本プライバシーポリシーに記載された該当する目的のために合理的または必要な範囲に個人データの収集を限定するよう努めます。ただし、完全かつ正確な健康情報は、ことびあカウンターが正確な通訳および受診案内を提供するとともに、担当する医療提供者による適切な診断および治療を円滑にするために不可欠です。
5. 情報の正確性
ことびあカウンターは、個人情報の利用状況やお客様の関心事を考慮し、個人情報を正確、完全、最新に保つよう努めます。また、当社は、お客様が当社に提出されたすべての個人情報が完全、正確、真実かつ正確であることを保証していることを前提とします。
当社が個人データの品質と正確性を確保するために、お客様は当社に対して正確かつ最新の情報を提供する義務を負います。お客様がこの義務を果たさない場合、当社はお客様が要求された製品およびサービスを提供することができず、またお客様の申請を処理できないことがあります。
お客様の個人情報に変更があった場合、また、お客様が当社を訪れた際、または当社のプラットフォームを利用した際に、当該情報が正確かつ適切であることを確認するために、当社にお知らせください。
6. 個人情報の更新と同意の撤回
当社は、個人情報が不正確または不完全であることを本人から証明された場合、当社のデータベース等に含まれる個人情報を必要に応じて修正します。
また、必要に応じて、お客様から追加の情報をご提供いただく場合があります。
お客様は、ご自身の個人データの収集、使用、開示に関する同意をいつでも撤回することができます。ただし、撤回の内容によっては、ことびあカウンターがことびあプラットフォームで提供するサービス、サービスの処理またはサービスの提供などをすることができなくなり、特に以下のような事態が発生する可能性があります。
(a) 場合によっては、個人データを収集、利用または開示できない場合、当社が受診案内、通訳または支援サービスを提供すること（またはその提供を継続すること）が、安全上適切でない、実務上困難である、または法令に違反する可能性があります。
(b) お客様との特定の取引、合意、交流を進めることが、ことびあカウンターに過度のリスク、コスト、責任を伴わずに不可能となり、中止または差し控えるしかなくなる可能性がある場合。
同時に、お客様の同意の撤回が、当社の法的権利の行使 (救済措置、または法律上当社が権利を有する措置を含む) を妨げるものではないことにご留意ください。
お客様の個人データまたは当社のプライバシーポリシーに関するご質問やご意見がある場合、本プライバシーポリシーに定めるお客様の個人データの使用に対するお客様の同意を撤回したい場合、またはお客様の個人データ記録へのアクセスや修正を希望される場合は、本プライバシーポリシーの末尾に記載の当社のデータ保護担当者に電子メールでご連絡ください。
7. 個人情報のセキュリティと保持
ことびあカウンターは、個人情報の保管方法にかかわらず、紛失や盗難、不正なアクセス、コピー、開示、使用、修正から、保有する個人情報を保護するために合理的な努力をします。
ただし、当社が収集した個人情報の安全性 (例：ウィルス、バグ、トロイの木馬、スパイウェア、アドウェアなど) を完全に保証するものではありません。
当社は、事業上、法律上、規制上またはコンプライアンス上の目的で必要となる場合、個人データを保持します。かかる目的は、個々の状況に応じて異なります。
当社は、不要となった個人データを廃棄または匿名化するための合理的な措置を講じます。ただし、複数回の受診にわたって継続的な医療通訳および受診案内を円滑に行うため、過去の受診サポート記録を参照できるようにすることは、ご利用者の利益に資するものです。
当社は、受診サポート記録を、事業上、法律上または契約上必要な期間保存します。なお、当社は医療機関ではなく、診療録（カルテ）の作成・管理は行いません。
一般に、当社は、適用されるサービスのために当社が承認した第三者サービスプロバイダを除いて、個人データを香港国外に転送しません。転送する場合、当社は、PDPAの要件が遵守されていることを保証します。
8. 第三者のサイト
当社のことびあプラットフォームには、第三者が運営する他のウェブサイトへのリンクが含まれている場合があります。
当社は、当社のウェブサイトにリンクされている第三者が運営するウェブサイトのプライバシー慣行について責任を負いません。
当社は、そのような第三者のウェブサイトのプライバシー・ポリシーについて学ぶことをお勧めします。
これらの第三者のウェブサイトの中には、当社が運営または管理していないにもかかわらず、当社のロゴや商標が併記されているものがあります。
お客様が当社のことびあプラットフォームから退出された後は、第三者のウェブサイトがお客様から収集した情報をどのように取り扱うか、該当するプライバシーポリシーを確認する必要があります。
9. 準拠法
本プライバシーポリシーおよびお客様の当社のことびあプラットフォームの使用は、すべての点において、香港の法律に準拠するものとします。
10.データ保護責任者
お客様の個人情報に関してご不明な点がございましたら、以下の連絡先までお問い合わせください。
[COTOVIA LIMITED データ保護責任者 Tatsuki FUJII, care.hk@cotoviaclinic.com]
This Privacy Policy applies to Cotovia Counter, a hospital visit support service operated by COTOVIA LIMITED (Business Registration No. 78229074) (“we”, “us” or “our”). We are not a healthcare provider and do not provide diagnosis, treatment, prescription or any other medical services.
We at Cotovia Counter respect the privacy of each user which includes the use and protection of any information submitted by our visitors and is committed to protecting your privacy in accordance with the applicable laws, including the Hong Kong Personal Data (Privacy) Ordinance (Cap. 486), as supplemented by the Personal Data (Privacy) (Amendment) Ordinance 2021 and any subsequent statutory updates (“PDPA”). We request that you read our Privacy Policy carefully as it contains important information about how we will process and use the Personal Data provided by you in the course of our business, including our website, LINE official account and other online or offline services.
By interacting with us and submitting your Personal Data to us, you agree and consent to Cotovia Counter as well as our related companies, respective agents, authorised service providers and relevant third parties to processing your Personal Data in the manner set forth in this Privacy Policy. If you have any queries related to this Privacy Policy, please contact the Data Protection Officer(s) identified at the end of this Privacy Policy.
This Privacy Policy supplements but does not supersede nor replace any other consents which you may have previously or specifically provided to us nor does it affect any rights that we may have at law in connection with the collection, use and/or disclosure of your Personal Data. We may from time to time update this Privacy Policy to ensure that this Privacy Policy is consistent with our future developments, industry trends and/or any changes in legal or regulatory requirements. As and when the contents of this Privacy Policy are updated or amended, the changes will be uploaded on to our website at [https://cotoviaclinic.hk/lp/counter/].
Each time you use our website and LINE official account (collectively referred to as “Cotovia Platforms”) and any content and services provided through them, or contact, interact or transact with us, you acknowledge and agree that the latest version of this Privacy Policy shall apply. It is your duty to keep yourself updated as to the latest version of this Privacy Policy.
This Privacy Policy was last updated on [14 October 2026].
1. Privacy
We recognize that the protection of your Personal Information is very important in building trust with you.
This Privacy Policy may also be supplemented by additional policies and terms used in connection with particular purposes or on various forms which we may identify to be applicable.
2. Personal Information
“Personal Data” or “Personal Information” refers to any data, whether true or not, about an individual who can be identified (a) from that data; or (b) from that data and other information to which we have or are likely to have access to, including data in our records as may be updated from time to time.
The exact type of Personal Data that may apply in your case will vary depending on how you have interacted with us. Some examples of such Personal Data you may provide to us include (depending on the nature of your interaction with us): –
(a) personal details (e.g. name, HKID, passport or other identification number, contact details, residential address, personal email address, nationality, age, gender, marital status, race, nationality, religion, and/or income levels);
(b) medical history and background which includes: –
(1) the individual’s health or health care history;
(2) the provision of health care to the individual; or
(3) the payment for health care provided to the individual; and includes;
• the “Medical Record Number” and any other identifying number, symbol or particular assigned to an individual; and
• any identifying information about the individual that is collected in the course of, and is incidental to, the provision of healthcare or payment for healthcare.
(c) images (e.g. photographs, voice and video recordings of you, including our conversations with you);
(d) your personal opinions made known to us (e.g. through feedback or surveys); and
(e) other electronic data or information relating to you through your usage of our products and services or as part of their delivery to you (e.g. location data, IP address, activity logs, cookies, device carrier/operating system and connection type).
Personal data does not include data about a data subject which has been anonymised. Anonymisation is the process of removing identifying information such that the remaining data does not identify any particular individual. Techniques can include pseudonymisation, aggregation, replacement, data reduction, data suppression, data shuffling, or masking.
3. Purposes and Use of Personal Information
Cotovia Counter may use your Personal Data
(a) for the purposes identified below or separately communicated to you;
(b) to fulfil legitimate business interests and/or contractual and legal obligations; and
(c) to comply with applicable laws, regulations and/or requirements from government agencies, regulatory bodies, statutory boards or other relevant bodies in Hong Kong SAR..
Generally, Cotovia Counter may process your Personal Data for the following purposes: –
(a) Onboarding of information on relevant data subjects necessary to establish user records and to facilitate care navigation, medical interpretation, and hospital visit support services for the user, including setting up the user’s account with us and managing the user’s use and access of the Cotovia Platforms;
(b) Managing your relationship with us, and providing interpretation, care navigation and other services, including and without limitation to facilitating your use of our services offered via our Cotovia Platforms such as transactional e-services like e-appointments and e-payments;
(c) Contacting family members and/or next-of-kin and/or representatives for purposes of providing the user’s location (e.g. for visiting), updates on the status of the user’s hospital visit, and seeking consent from them in emergency/incapacity situations;
(d) Facilitating accurate communication between users and healthcare providers so that diagnosis and treatment by healthcare providers can proceed smoothly, including without limitation accurately conveying information such as medical history, symptoms, allergies and current medications to healthcare providers;
(e) Interpreting explanations of prescriptions and medication given by doctors and pharmacists;
(f) Coordinating medical appointments, interpretation support, and inquiries about where to receive care with partner clinics, hospitals, healthcare professionals, caregivers, and relevant organizations for procedures, specialist assistance, follow-up care, or care arrangements;
(g) Conduct service quality reviews to improve interpretation accuracy and care navigation;
(h) Monitor and facilitate post-consultation support and service coordination for users with partner institutions, healthcare professionals, and allied service providers;
(i) To complete transactions with you and to administer and to manage/verify you with our preferred client services;
(j) To understand and analyze our services to cater to your needs and preferences;
(k) To develop, enhance, market and provide products and services to match your needs;
(l) To enable you to participate in any of our events, promotions and/or contests (if any);
(m) To enable us to personalize our services;
(n) To improve the quality of our services;
(o) To enable us to respond to any enquiries and/or request and/or complaints (if any);
(p) Carrying out security and health and safety measures and services (including, for example, performing network or service enhancement, protecting Cotovia Platforms from unauthorised access or use);
(q) Verifying your identity and such other information provided by you, including but not limited to the relationship between yourself and a third party dependent or the relationship between yourself and a third party caregiver;
(r) Internal auditing, managing records of our support services (appointment, interpretation and administrative records), responding to requests for access to those records, and producing associated administrative documents;
(s) Facilitating business asset transactions (which may extend to any mergers, acquisitions or asset sales);
(t) Carrying out due diligence in accordance with legal and regulatory obligations or our risk management procedures and policies such as conducting audits to prevent, detect and investigate crime or offences or uncover non-conforming processes;
(u) In connection with any claims, actions or proceedings (including but not limited to the drafting and reviewing of documents, transaction documentation, obtaining legal advice, and facilitating dispute resolution), and/or protecting and enforcing our contractual and legal rights and obligations;
(v) To bill and receive payment for services that we or others provide to you; and
(w) Any other purpose reasonably related to the aforesaid.
We may disclose your Personal Information if we are required to do so by law or requirement by any competent authority or ministries.
To conduct our operations more smoothly, we may disclose the Personal Data you have provided to us to our third-party services providers (such as translators and courier services), agents and/or affiliates or related corporations (“External Parties”) for such External Parties to process your Personal Data based on your requested services for one or more of the above stated reasons or purposes. An External Party may be sited locally or outside Hong Kong.
We may handle Personal Data (such as telephone number and email address) to contact you to remind you of appointments at Cotovia Counter. Telephone calls may also be made regarding your appointments and visit procedures.
We may also disclose Personal Data in emergency situations affecting (or causing serious threats to) the health, life, safety of any individual (e.g. to notify appropriate authorities where we believe a person has been the victim of abuse, neglect or domestic violence). Such disclosures will be made to such persons as may be necessary to address or respond to the situation.
If we need to use your Personal Data for any other purposes, we will notify you and obtain your consent beforehand in accordance with the requirements of applicable data protection laws.
4. Information Collection
We communicate with you through a variety of means and channels, through the internet and whether by email, post, phone or fax on your phone. Such communications may involve giving as well as receiving information from you. Some of the information received is personally identifiable information such as those define in Section 2 above.
Generally, depending on the situation, Cotovia Counter may collect your Personal Data in the following ways: –
(a) when you submit forms, including but not limited to service consent forms, applications, requests or feedback to us;
(b) when you use our Cotovia Platforms or interact with us via any of our Cotovia Platforms or use the services on any of our Cotovia Platforms which may utilise various technologies to collect data (which may include Personal Data) automatically either by us or by third parties on behalf of us;
(c)when you enter into any agreement or provide other documentation or information in respect of your interactions with us, or when you use our services or the Cotovia Platforms;
(d) when you interact with our staff (including customer service officers, interpreters, care navigators, and other representatives), for example, via our Cotovia Platforms, telephone calls, letters, face-to-face meetings, social media platforms and/or emails;
(e) when you respond to our request(s) for additional Personal Data;
(f) when we receive your Personal Data from referral parties, government ministries or agencies, regulators, statutory boards, Public Healthcare Institutions, public agencies, your employer and/or other third parties;
(g) when your images are captured when you attend or participate in our events or activities (e.g. public forums or events) and your voice and/or image data is captured on cameras, audio and/or video recordings;
(h) when you respond to our initiatives (e.g. promotions, market research or surveys);
(i) from third parties, including social networks (such as Facebook, LinkedIn or YouTube), when you consent to such third parties disclosing information about you to us that those third parties have collected, whether through the social plug-ins on our website or otherwise;
(j) when you make payment or provide details to facilitate payment, or secure or administer the application of funding, benefits and/or subsidies;
(k) when we seek information from third parties about you in connection with your relationship with us, including from next-of-kin and caregivers;
(l) from publicly available sources including public social media or information you make available to the public; and
(m) when you submit your Personal Data to us for any other reason.
As a website, the Cotovia Platforms may also use some of the following technologies in the services and functionalities in the Cotovia Platforms. Examples of some of the technologies which may be used (either by us or by third parties on behalf of us) by or in our electronic services and website to collect, use and/or disclose Personal Data include the following: –
(a) Click-stream data. A visit to our website results in data that is transmitted from your browser to our server being automatically collected and stored by us or by third parties on behalf of us. This data can include the following: –
(1) the visitor’s IP address;
(2) the date and time of the visit;
(3) the referral URL (the site from which the visitor has come);
(4) the pages visited and action taken on our website; and
(5) information about the device, mobile carrier and browser used (browser type and version, operating system, etc).
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Cotovia Counter will endeavour to limit the collection of personal data to what is reasonable or necessary for such applicable purposes as described in this Privacy Policy. However, complete and accurate health information is essential for us to provide precise interpretation and care navigation, and for facilitating proper diagnosis and treatment by attending healthcare providers.
5. Accuracy of Information
We at Cotovia Counter keep Personal Information as accurate, complete and up-to-date taking into account its usage and interests of our customers. We also rely on you and will assume that you have ensured that all Personal Data submitted to us is complete, accurate, true and correct.
To enable us to ensure the quality and accuracy of Personal Data, you have an obligation to provide accurate and up-to-date information to us. Failure on your part to do so may result in our inability to provide you with the products and services you have requested or process your application.
Please inform us if there are any changes to your Personal Information and for ensuring that such information is accurate and relevant at any point of time when you visit us or use any of our Cotovia Platforms.
6. Updating Personal Information and Withdrawal of Consent
We will amend the Personal Information contained in our database or elsewhere as required when an individual demonstrates to us the inaccuracy or incompleteness of the Personal Information. We may require you to provide us with additional information if necessary.
You are entitled to withdraw your consent for the collection, use and disclosure of your Personal Data at any time. However, depending on the nature of the withdrawal, it may become impossible for Cotovia Counter to provide services such as processing or providing services offered by the Cotovia Platforms, and in particular: –
(a) in some cases, it may be unsafe, impractical, or unlawful for us to provide (or continue to provide) care navigation, interpretation, or support services without the ability to collect, use or disclose Personal Data;
(b) it may not be possible, without undue risk, cost or liability to Cotovia Counter, to proceed with a particular transaction, agreement or interaction with you, and we may be left with no choice but to cease or refrain from the same.
At the same time, it should be noted that your withdrawal of consent will not prevent us from exercising our legal rights (including any remedies, or undertaking any steps as we may be entitled to at law).
If you have any questions or feedback relating to your Personal Data or our Privacy Policy, would like to withdraw your consent to any use of your Personal Data as set out in this Privacy Policy, or would like to obtain access and make corrections to your Personal Data records, please contact our Data Protection Officer identified at the end of this Privacy Policy by way of email.
7. Security and Retention of the Personal Information
We at Cotovia Counter will take reasonable efforts to protect your Personal Information in our possession against any loss or theft as well as unauthorized access, copying, disclosure, usage or modification regardless of the way the personal information is being store. However, we cannot completely guarantee the security of any Personal Data we may have collected from or about you, e.g. that no harmful code (such as viruses, bugs, Trojan horses, spyware or adware) will enter our website.
We retain Personal Data as may be required for business, legal, regulatory or compliance purposes, and such purposes do vary according to the circumstances. While we will take reasonable steps to dispose or anonymise Personal Data that is no longer needed, it is in the user’s interest that we are able to refer to records of our past support services in order to facilitate ongoing medical interpretation and care navigation across visits.
We retain records of our support services for as long as necessary for business, legal or contractual purposes. We are not a healthcare provider and do not create or maintain medical records.
Generally, we do not transfer Personal Data out of Hong Kong, except to our approved third party services providers for applicable services. Should we do so, we will ensure there is compliance with the requirements under the PDPA.
8. Third Party Sites
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9. Governing Law
This Privacy Policy and your use of the Cotovia Platforms shall be governed in all respects by the laws of Hong Kong SAR.
10. Data Protection Officer
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